E-mails asertivos
¿Tienes algún amigo o conocido que siempre sabe qué decir? ¿Alguien que puede expresar lo que le molesta y lo que le gusta sin entrar en discusiones? Es muy probable que esta persona haya tenido experiencias que le enseñaron a ser asertivo, pues esta es una habilidad social que se puede entrenar y que nos permite comunicarnos de forma adecuada con quienes nos rodean. Una persona asertiva logra llegar a acuerdos, sabe poner límites cuando es necesario y también es flexible cuando la situación lo amerita.
Cuando nos comunicamos frente a frente una actitud asertiva es posible gracias a diferentes factores que facilitan la fluidez de la conversación: la mirada, el tono de la voz y el lenguaje corporal entre otros. Sin embargo, en nuestra vida académica y profesional escribir correos será una necesidad constante y ahí necesitaremos otro tipo de herramientas para lograr ser asertivos.
Entonces, ¿Cómo ser asertivo en tus correos?
A diferencia de la comunicación oral, cuando escribimos no podemos hacer caras o cambiar el tono de nuestra voz. Estos dos elementos hacen parte de las expresiones corporales que nos ayudan a dar señales de si lo que comunicamos es amable u odioso. En el caso de la comunicación online establecemos ‘códigos' que muestran cordialidad y ayudan a tener conversaciones efectivas.
Los códigos son acciones que se llevan a cabo por su valor simbólico. Un ejemplo es cuando cerramos un correo para un profesor o un jefe con "saludos" o "espero atenta/o su respuesta" seguido de nuestro nombre completo. Estos son elementos que bien podrían omitirse pero que muestran respeto por la persona con quien nos comunicamos.
A continuación te compartimos algunos códigos que ayudarán a dar un tono asertivo a tus e-mails:
1. Identifica a quién le estás escribiendo
Cuando le escribimos a un amigo cercano ‘Buenos días querido amigo’ en WhatsApp puede parecer que algo raro pasa; de igual manera sería raro escribir de manera informal a un profesor con el que nos comunicamos por primera vez. Por eso, identificar a quién va dirigido el mensaje es importante.
2. Plantea de manera clara tu objetivo de comunicación
Define lo que buscas con tu correo: ¿un favor?, ¿una solicitud?, ¿motivar a tus compañeros de clase a hacer un trabajo? Si te das cuenta cada una de esas situaciones te pone en un lugar diferente. Estas son algunas recomendaciones en cada caso:
Pedir un favor o una información: Para comenzar da un poco de contexto y en seguida sé muy puntual y específico con lo que necesitas. Agradece la atención de la persona que te va a colaborar.
Motivar a tus compañeros de clase a realizar alguna actividad: Estos pueden ser los correos más difíciles pues debes asegurarte de ser propositivo y además lograr un equilibrio para no mostrarte dominante ni impreciso. Ten en cuenta la perspectiva de tus compañeros, hazles preguntas y propuestas; involúcralos en tus planes.
Hacer una queja o reclamo: este también puede ser un correo complejo de escribir, en especial si estás molesto por alguna situación. Ten en cuenta que una persona asertiva modula sus emociones antes de reaccionar impulsivamente con las personas. Para hacer un reclamo expresa objetivamente lo sucedido, en la medida de lo posible ayúdale a la otra persona a identificar en dónde se equivocó y muéstrale cómo podría evitar quejas como la tuya en una próxima ocasión.
Ofrecer una disculpa: Cuando nos equivocamos tendemos a adoptar comportamientos evitativos pues no siempre es fácil reconocer los errores, aun así, es muestra de respeto y consideración ofrecer disculpas de manera genuina cuando sea necesario. Sé claro, no repartas culpas y acepta que te equivocaste.
3. Revisa lo que escribiste
A diferencia de la comunicación oral, en la comunicación escrita siempre tenemos la posibilidad de verificar nuestro mensaje y asegurarnos de que estamos expresando justo lo que queremos expresar. Por eso una buena medida es dar siempre una última lectura a tu e-mail justo antes de dar clic en enviar.
Fuentes: Mantzouranis, G., Baudat, S. & Zimmermann, G. (2019). Assessing online and offline adolescent social skills. Development and validation of real and electronic communication skills questionnaire. Cyberpsychology, behavior, and social networking, 22(6). Landone, E. (2012). Discourse markers and politeness in a digital forum in Spanish. Journal of Pragmatics, 44(13), 1799-1820.
Créditos
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| Autoras: Laura Calderon y Jenny Caro |
